Dat we op dit moment met z’n allen massaal aan het thuiswerken zijn, heeft ervoor gezorgd dat de digitalisering van veel uiteenlopende businesses een enorme boost heeft gekregen. Misschien werkte je als girlboss al vanuit huis en maakte je al gebruik van digitale tools, maar het kan ook zomaar zijn dat je deze de afgelopen weken pas hebt ontdekt. Om jou te helpen het thuiswerken zo gemakkelijk mogelijk te maken, hebben we een groot aantal digitale tools op een rijtje gezet die op dit moment goed van pas kunnen komen.
Deze week, in deel 1 van dit blog, behandelen we online tools voor communicatie, projectmanagement, het delen van bestanden en veilig werken op afstand.
Communicatietools
Aangezien face-to-face afspreken er voorlopig even niet in zit, zul je andere manieren moeten vinden om te communiceren met klanten, opdrachtgevers, medewerkers, leveranciers, etc. Gelukkig zijn er handige alternatieven.
Skype
Het goede, oude Skype; wie kent het niet? Het programma waarmee je kunt chatten, bellen en videobellen bestaat al sinds 2003. Het programma is gratis en je kunt er audio- en videogesprekken mee voeren met maximaal 50 personen tegelijk. Je moet hiervoor wel een Skype-account hebben.
Zoom
Zoom is op dit moment hét populaire alternatief voor Skype. Je kunt er heel gemakkelijk online meetings mee organiseren en de deelnemers hoeven niet eens een account bij Zoom te hebben. Je stuurt ze gewoonweg een link waarop ze kunnen klikken op het tijdstip van de afspraak. Met de gratis versie kun je videobellen met maximaal 100 mensen met een limiet van 40 minuten. Wil je langere meetings organiseren, dan zul je een betaald account moeten aanmaken.
N.B. Aangezien Zoom de laatste tijd veel in het nieuws is gekomen vanwege privacy issues, raden we je aan om je meeting altijd te voorzien van een pincode als je die aanmaakt. Een alternatief dat de laatste tijd vaak genoemd wordt in plaats van Zoom is Jitsi.
Slack is ideaal als je met andere ondernemers aan een project werkt, of werkt met een team. Je kunt in Slack zowel privé- als groepsberichten naar elkaar sturen, je kunt bestanden met elkaar delen en je kunt er gemakkelijk conversaties in terugvinden. Nooit meer een overvolle mailbox met korte vraagjes van anderen en mails die kwijtraken.
Projectmanagement tools
Briefings bij je klant of op je eigen kantoor kun je voorlopig wel vergeten. Ook het instrueren van eventueel personeel wordt ingewikkelder. Hoe zorg je er dan voor dat je het overzicht binnen je bedrijf behoudt en alles op rolletjes blijft lopen zonder dat je er dagelijks bovenop zit? Genoeg online tools die je hierbij kunnen helpen.
Asana
Met Asana kun je de taken en projecten binnen je bedrijf centraliseren en op elkaar afstemmen in één grote takenlijst. Je kunt het programma gebruiken op je desktop, maar ook als app op je mobiel. Met een gratis basic account kom je al een heel eind. Voor grotere bedrijven is er een premium of een business account.
Trello
In Trello kun je heel gemakkelijk projecten visualiseren en organiseren op borden, lijsten en kaarten. Het programma is ook voor one-women-businesses interessant, omdat je er bijvoorbeeld workflows mee kunt uitwerken. Daarnaast kun je Trello weer aan een hoop andere productiviteitsapps koppelen. Ook hier kun je met een gratis account al gebruikmaken van superveel features. Voor grotere ondernemers is er een business class of enterprise account.
Basecamp
Alle documenten, planningen, acties en communicatie kun je overzichtelijk op één plek bewaren in Basecamp. Met dit online projectmanagementprogramma kun jij jouw gehele bedrijf op alle vlakken aansturen. Kosten: 99 dollar per maand. Ben je zzp’er of freelancer, dan is er een gratis account met beperktere mogelijkheden.
Microsoft Teams
Microsoft Teams is een hub voor teamsamenwerking voor ondernemers die gebruikmaken van Office 365. Je kunt ermee chatten, bellen, vergaderen en bestanden delen. Een basic account kost 4,20 euro per maand. Een uitgebreider account is 10,50 euro per maand.
Gsuite
GSuite is een betaalde workspace van Google en de tegenhanger van Microsoft Teams. Je hebt hiermee toegang tot je eigen Gmail, Google Documenten, Drive en Agenda en nog veel meer diensten van Google voor bedrijven. Het goedkoopste abonnement is 5,20 euro per maand.
Mindmeister
Dit is wel een hele leuke manier om met meerdere gebruikers online aan projecten te werken. Met het mindmapping programma Mindmeister kunnen gebruikers hun gedachten visualiseren, delen en presenteren via de cloud. Je kunt het natuurlijk ook als zzp girlboss gebruiken om je eigen ideeën vorm te geven. Het basisplan, waarmee je drie mindmaps kunt maken, is gratis. Een zakelijk abonnement kost 12,49 euro per maand.
Bestanden delen
Misschien deelde je jouw bestanden al online, of misschien maakte je nog gebruik van een USB-stick. Je zult er nu toch echt aan moeten geloven om te gaan werken in de ‘cloud’. Dat is gelijk ook veel handiger dan het heen en weer mailen van bestanden. Daarvoor bestaan inmiddels verschillende veilige opslaglocaties waartoe je, waar je ook bent, online toegang hebt.
Dropbox
Dropbox bestaat al sinds 2007 en is inmiddels uitgegroeid van online opslaglocatie tot online workspace. Met de gratis versie kun je bestanden tot 2GB opslaan, maar je kunt ook een business account starten vanaf 12 euro per maand met meer opslagruimte. Superhandig is dat je tegenwoordig ook apps als Slack en Zoom kunt koppelen aan Dropbox, zodat je de Dropbox-omgeving niet hoeft te verlaten tijdens het online werken.
Google Drive
Het enige wat je voor Google Drive nodig hebt is een Google account en je kunt er vervolgens alles wat je maar wilt in opslaan, uiteenlopend van foto’s, video’s, presentaties, pdf’s tot Microsoft Office-bestanden. Totale gratis opslagcapaciteit met een Google account: 15 GB. Heb je meer opslagruimte nodig, dan kun je upgraden naar Google One vanaf 1,99 euro per maand.
Microsoft One Drive
Uiteraard kan Microsoft zelf niet achterblijven als het gaat om online opslagmogelijkheden. Met een Microsoft-account kun je op Microsoft One Drive gratis tot 5 GB aan bestanden opslaan. Het werkt wel het handigst als je voor de rest ook met Microsoft werkt, bijvoorbeeld met Office 365. OneDrive voor bedrijven is beschikbaar vanaf 4,20 euro per maand.
Veilig werken
Als je thuiswerkt, wil je natuurlijk wel veilig werken. Vooral bij gevoelige bedrijfsbestanden en -programma’s is het belangrijk dat deze goed beschermd zijn tegen hackers. Zorg dus ook dat je wachtwoorden goed beschermd zijn!
Lastpass
Met Lastpass kun je je wachtwoorden veilig beheren. Je slaat één keer een wachtwoord op en het is vervolgens voor jou op al je apparaten beschikbaar. De wachtwoorden worden versleuteld door Lastpass en ook nog eens extra beveiligd via meervoudige verificatie. Als je het programma alleen voor jezelf gebruikt, is het gratis. Een zakelijk abonnement voor teams begint bij 3,56 euro per maand.
Keeper Security
Ook een programma waarmee je wachtwoorden veilig kunt bewaren in een ‘digitale kluis’. Daarnaast kan je met Keeper ook gevoelige documenten, bijvoorbeeld met financiële informatie, gecodeerd opslaan met tweefactorauthenticatie. Er is geen gratis versie, wel kun je het programma 30 dagen gratis uitproberen. Een business abonnement begint bij 2,50 euro per maand.
Teamviewer
Teamviewer is de oplossing voor toegang, beheer en ondersteuning van computers en mobiele apparaten op afstand. Als je normaal gesproken bijvoorbeeld een beveiligd zakelijk netwerk op kantoor gebruikte, kun je hier nu dus ook vanuit huis veilig op werken. Het programma is gratis voor privégebruik.
Dat was het wat betreft deel 1 van dit blog. Volgende week in deel 2 vind je tools voor productiviteit, het bijhouden van notities en het onderhouden van contact met je (potentiële) klanten.
Need help?
Ben je vanwege de crisis vastgelopen met je huidige werk, of zie je juist kansen momenteel om voor jezelf te beginnen, wij zijn er voor je! Speciaal voor jou hebben we onze Nowherdays trajecten sterk in prijs verlaagd.
Startup Traject
Het Startup Traject is jouw beste keuze wanneer je serieus aan de slag wilt gaan met een eigen bedrijf. Je wilt graag je eigen bedrijf starten maar je hebt geen idee waar je moet beginnen. Misschien heb je zelfs nog geen concreet idee voor een bedrijf. In het Startup Traject krijg je toegang tot maar liefst 13 (!) cursussen om je kennis te verrijken: Start je Droombedrijf, (Online) Marketing, Creëer 10x meer resultaat, Doelgroep, Financiën, Lanceringen, Mindset, Product Creatie, Reality Check, Sales, Strategie, Verdienmodel en Website.
Groeitraject
Het Groeitraject is voor de girlboss die al serieus aan het ondernemen is en haar bedrijf graag verder wil uitbouwen. Je wilt een team om je heen vormen, zodat je niet alles meer zelf hoeft te doen. Jij wilt namelijk meer geld verdienen, maar niet harder werken. Je zou niets liever willen dan een schaalbaar verdienmodel creëren, zodat je kunt werken waar en wanneer je wilt. Je wilt de leider van jouw markt zijn en echte vrijheid ervaren in je bedrijf. Je weet dat je door 1-op-1 coaching het snelste resultaat gaat behalen. Bij het Groeitraject staan er zelfs nog 2 extra cursussen voor je klaar: Management en Opschalen.
Al onze cursussen zijn gecreëerd met de hulp van maar liefst 23 (!) experts. O.a. Youri Meuleman (E-mail marketing funnels), Kim Buining (Facebookgroepen), Anne Quaars (Positionering), Femke Hogema (Profit First) en Charlotte Meindersma (Charlotte’s Law) werkten mee om de cursussen te ontwikkelen.
De combinatie van de juiste kennis en de juiste begeleiding die we je een jaar lang 1-op-1 geven, gaan zorgen voor jouw groei en een nieuw resultaat. We kunnen dit samen aan!
Bekijk nu snel ons speciale aanbod en meer waardevolle informatie voor ondernemers in deze lastige tijd op onze Corona Nieuws pagina. Let’s do this!
